All’interno di questo articolo andremo a vedere quali sono gli aspetti da considerare per calcolare il costo della formazione aziendale. L’investimento fatto in apprendimento di nuove capacità per i dipendenti deve essere commisurato a un vantaggio postumo per tutta l’azienda. Abbiamo già visto qual è il costo medio della formazione in Italia, ora parleremo invece di come calcolarlo.
Sommario
Il ROI nella formazione aziendale
Costo formazione aziendale: come si calcola?
Strategia per analizzare il costo formazione aziendale
Il calcolo del ROI in base al costo e ai benefici della formazione aziendale
Conclusioni
Il ROI nella formazione aziendale
Il Ritorno sull’Investimento (ROI) è la misura dei benefici misurabili rispetto a un dato impiego del capitale. Nell’ambito formativo, il “costo formazione aziendale” rappresenta una cifra che deve essere ripagata con gli effetti generati dai percorsi didattici.
La misurazione dei risultati ottenuta dai soldi investiti per migliorare l’apprendimento, infatti, mira a integrare il processo formativo con le altre attività di business.
Effettuare un’accurata valutazione dei processi permette di attribuire un valore tangibile alla didattica.
Facendo una misurazione dell’investimento sulla formazione aziendale è possibile:
- migliorare le fasi di progettazione e implementazione dell’offerta didattica
- individuare quali piani di formazione hanno successo e come replicarli in altri ambiti dell’organizzazione
- ridurre lo spreco di risorse finanziarie e professionali, ottimizzando i processi
- stabilire quanto capacità e conoscenze acquisite durante l’apprendimento siano state effettivamente usate dai partecipanti dopo il corso.
Un’efficace valutazione della formazione erogata deve contenere tutti gli elementi misurabili che fanno parte dei costi e dei benefici. Ci sono però benefici che non è possibile quantificare e vengono definiti effetti intangibili.
Costo formazione aziendale: come si calcola?
Il calcolo del costo della formazione aziendale avviene considerando costi e benefici. Le finalità legate a tale calcolo non sono però solo economiche ma mirano a evidenziare il peso e gli effetti della formazione all’interno dell’impresa.
Benefici intangibili
Tra i diversi elementi da considerare nel costo nella didattica ci sono anche effetti intangibili. Questi benefici sono conseguenze degli interventi formativi ma non possono essere misurati con metriche quantitative. Sebbene non abbia senso calcolare in maniera diretta il loro ritorno economico, essi sono molto importanti da documentare.
Tra i più importati per valutare in maniera più esaustiva possibile il percorso formativo vi sono:
- aumento della employee satisfaction
- miglioramento della customer satisfaction
- maggiore coinvolgimento nei valori aziendali
- miglioramento dello spirito di gruppo e team building
- ambiente di lavoro più orientato all’innovazione
- miglioramento delle capacità di comunicazione.
Per poter affermare che un percorso formativo sia stato strutturato in maniera vincente ci deve essere un’aderenza tra il gradimento del percorso formativo da parte dei discenti, una chiara acquisizione delle conoscenze e della capacità di metterle in pratica e il raggiungimento degli obiettivi prefissati.
Riguardo agli obiettivi, un’azione formativa è efficace se sussiste una coerenza tra: corretta formulazione degli obiettivi e la valutazione delle risorse investite su di essi, cioè se sono o meno sufficienti.
Analisi dei costi
Il costo della formazione aziendale da sostenere per l’ideazione di un percorso didattico è fatto da diverse voci. Esse si riferiscono principalmente all’analisi e alla progettazione del percorso didattico, all’organizzazione ed erogazione dei contenuti e alla remunerazione di docenti e tutor.
Elenchiamo in maniera schematica i principali costi:
- costi di analisi del fabbisogno formativo. Ogni progetto deve partire da un’analisi dei bisogni formativi che aiuti a mettere a fuoco le esigenze didattiche
- costi di progettazione. Si tratta dei costi per la progettazione del percorso d’apprendimento (es. definizione del piano di formazione, incontri con i docenti, ecc…).
- costi di gestione. Sono tutti quei costi relativi alla gestione del programma di formazione come: gestione registri, organizzazione logistica (viaggio, vitto, alloggio docente), contrattualizzazione docenti, aule didattiche, strumentazione didattica di supporto, piattaforme di learning management system.
- costi del personale partecipante. In questo caso si devono considerare sia i costi diretti della retribuzione dei partecipanti sia i costi indiretti relativi a viaggi e soggiorni. Da considerarsi anche l’eventuale costo che l‘azienda deve sostenere nel caso in cui diventi necessario sostituire il lavoratore partecipante al corso formativo.
- costi di realizzazione. Riguardano tutti quei costi legati all’erogazione dei corsi di formazione aziendale, quali, ad esempio, video making e video editing nel caso di videocorsi, la somministrazione di questionari, l’analisi, le attività di comunicazione (web, telefonate, volantini, email), le stampe post corso.
È di grande impatto la scelta della modalità di formazione da adottare per abbattere i costi. La FAD permette un’agevolazione dal punto di vista dei costi legati alla strutturazione del percorso didattico. Se vuoi approfondire come strutturare un corso di formazione aziendale online puoi leggere questo articolo: Come creare un corso di formazione a distanza FAD.
Analisi dei benefici
Per quanto riguarda i benefici legati alla formazione, la misurazione del ROI si basa sui benefici economici misurabili in base ai risultati ottenuti dal training aziendale.
Per valutare i benefici tangibili occorre identificare le unità aziendali coinvolte, stabilire le prestazioni da ottimizzare e in quali termini si possono migliorare, assegnando loro un valore monetario.
Ecco alcuni esempi di benefici misurabili:
- aumento della produttività
- riduzione delle tempistiche derivanti da uno snellimento dei processi
- riduzione delle tempistiche per la risoluzione di una tipologia di tasks
- calo del turnover del personale
Ciò che però deve essere ponderato è il vantaggio peculiare dell’azienda. Deve essere un valore misurabile in maniera costante: prima della formazione, immediatamente dopo e successivamente con cadenza da definire.
Strategia per analizzare il costo formazione aziendale
Abbiamo visto nel dettaglio quali sono i costi e i benefici da considerare, ora possiamo strutturare una strategia che permetta un’attenta analisi del ROI.
Una formazione ad hoc deve soddisfare un ritorno dell’investimento tramite un percorso che si sviluppa in 3 fasi, ovvero: condividendo KPI (Key Process Indicator) e obiettivi, adottando un progetto stimolante e concreto, misurando i KPI della didattica sugli obiettivi che si vogliono raggiungere.
1. Condivisione KPI e obiettivi
Occorre avere ben chiari quali obiettivi si desiderano raggiungere, poiché spesso la visione del risultato che deve apportare l’apprendimento appare eccessivamente approssimativa.
Per ottenere risultati è necessario fare un’analisi sulla sezione da innovare, sulle persone coinvolte e sul fabbisogno formativo. Il fine è quello di apprendere conoscenze per apportare una serie di modifiche ad alcuni processi aziendali.
Il risultato finale è condizionato da molteplici variabili per questo il progetto formativo non può essere direttamente collegato al ROI, bensì a dei processi che a loro volta contribuiranno direttamente al calcolo. La formazione aziendale deve portare a un impatto misurabile nei vari livelli di KPI, riguardo conoscenze e competenze, e successivamente alle performance economiche.
2. Adozione di un progetto stimolante e concreto
Il progetto formativo deve coinvolgere i partecipanti stimolando il loro interesse anche tramite il sano confronto delle loro idee e delle proposte. In questo modo si consoliderà un piano d’azione realmente efficace per cambiare le cose.
La misurazione del progetto dovrà tenere in considerazione la qualità dello stesso e di conseguenza la sua strutturazione.
Puntare su una formazione personalizzata, ad esempio, aiuta a ottenere risultati più mirati e lezioni più coinvolgenti.
3. La misurazione dei Key Process Indicator (KPI)
Il progetto formativo si dovrà concentrare sui precisi risultati che vorrà ottenere, soprattutto sugli obiettivi che contribuiranno all’esito finale. La condivisione dei KPI sarà necessaria per strutturare un percorso formativo che li vada a misurare. Agli obiettivi da raggiungere saranno associati i KPI che incideranno sul ROI.
Sarà indispensabile effettuare un regolare e costante monitoraggio dell’avanzamento dei risultati del percorso didattico. Ci si dovrà anche assicurare che le modalità di apprendimento scelte assicurino un corretto svolgimento della didattica e un’accurata indagine dei risultati.
La nostra piattaforma di learning management system assicura, ad esempio, che i discenti seguano i videocorsi senza dedicarsi ad altro, attraverso diverse misure per tutelare l’apprendimento.
Il calcolo del ROI in base al costo e ai benefici della formazione aziendale
Abbiamo visto quindi che il ROI della formazione focalizza l’attenzione sui benefici economici aziendali. Questi ultimi sono misurabili in termini di risultati determinati (o influenzati) dall’apprendimento. Sono poi da considerare i costi diretti e indiretti attribuibili al percorso formativo e non sono da dimenticare i benefici intangibili che non possono essere misurati nel ROI ma sono importanti per l’azienda.
La misurazione del ROI è finalizzata all’ottimizzazione dei comportamenti organizzativi aziendali. Pertanto, il calcolo del ROI sarà eseguito iniziando con il considerare i costi sostenuti per la formazione e i vantaggi effettivi ottenuti per l’intera organizzazione.
La formula per calcolare il ritorno dell’investimento richiede di dividere i benefici della formazione per i costi sostenuti dalla stessa.
Il calcolo dei costi dipende dalla modalità in cui viene erogata la formazione e dal compenso da dare ai docenti (in base al fatto che siano persone interne all’azienda o consulenti esterni).
Ad esempio, l’analisi del fabbisogno formativo e la progettazione di un corso dovranno essere calcolate diversamente se condotte da:
- personale interno: Σ= N personale x le ore impiegate dal personale x Costo orario
- personale esterno: Σ= (N ore x N collaboratori impegnati analisi x costo orario) + consulenza
Il calcolo dei costi di gestione, realizzazione e del personale partecipante dipendono invece dalla modalità di erogazione della formazione:
- e-learning
- formazione in presenza
- blended learning
Conclusioni
In conclusione, la formazione deve avere un impatto sull’organizzazione aziendale. Per misurarlo bisogna fare un’attenta analisi degli obiettivi e quantificare i risultati economici derivanti.
Le priorità da porsi sono collegate alle specifiche esigenze aziendali e ai bisogni formativi da implementare.
Il calcolo del ROI aiuta le aziende a misurare l’efficacia della formazione aziendale e ad adottare decisioni informate sugli investimenti.
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