Formazione finanziata: come rendicontarla in modo efficace ed efficiente

Rendicontare la formazione finanziata con enti come Fondimpresa o Formatemp non deve più essere una fonte di stress. Il plugin sviluppato da Qltech, con il tracciamento certificato e la modulistica conforme, è la soluzione digitale che garantisce efficacia ed efficienza nella gestione della tua formazione.

Formazione finanziata: come rendicontarla in modo efficace ed efficiente

La formazione finanziata è un’opportunità irrinunciabile per i responsabili HR e gli amministratori di enti. Attingere ai fondi come quelli di Fondimpresa o Formatemp, significa alimentare la crescita aziendale e innalzare le competenze del team senza gravare sul budget.

È un vantaggio strategico enorme in un mercato che chiede flessibilità e aggiornamento continuo. Bisogna tenere in considerazione, però, che non è tutto oro quello che luccica. Infatti, la formazione finanziata può nascondere un annoso problema: la fase di rendicontazione. È il momento in cui l’entusiasmo incontra la burocrazia più rigida, trasformando un progetto di valore in una corsa a ostacoli piena di scadenze, documentazione farraginosa e, peggio ancora, il rischio concreto che un errore formale possa compromettere l’intero finanziamento. Qltech pensa che non sia necessario accettare questo stress come una “tassa” sulla formazione ed è per questo che ha elaborato un modo per rendere l’intero processo semplice, snello, trasparente e, soprattutto, a prova di errore. Il plugin Formatemp della piattaforma Learning Objects trasforma l’incubo della rendicontazione in una routine gestita con serenità e precisione.

Chiedi una Demo

Perché la rendicontazione è così complessa?

Il problema della rendicontazione non è la cattiva volontà, ma la necessità di far combaciare l’operatività con un ecosistema normativo che è per sua natura frammentato e severo. Sia che si tratti di soddisfare le minuziose richieste dei piani formativi di Fondimpresa, sia che si debba compilare la modulistica specifica richiesta dal fondo Formatemp, che ha tolleranza zero per gli errori formali, le regole non ammettono interpretazioni. Questa rigidità, gestita con procedure manuali, genera i ben noti colli di bottiglia che affaticano gli uffici HR e ancor di più quelli amministrativi:

• L’inaffidabilità del registro cartaceo: è facile che il classico foglio firme si perda, che le firme siano illeggibili, o che, nel caso della FAD, non si possa dimostrare la reale partecipazione. Ai fini di un audit, un foglio di carta è debole, specialmente quando è necessario comprovare l’effettiva fruizione dei contenuti.
• Massima attenzione alla coerenza: i revisori prestano attenzione alla perfetta sovrapposizione tra ciò che è stato promesso nel progetto e ciò che è stato erogato. Se c’è uno scostamento di un’ora, un cambio di docente non comunicato o una variazione nei contenuti del corso, scatta l’allarme. Sono questi piccoli disallineamenti a far scattare le richieste di integrazione o, nel peggiore dei casi, la revoca dei fondi.
• Il caos della documentazione ibrida: Tutta la documentazione deve essere archiviata e collegata al progetto in modo inequivocabile. Quando i documenti sono sparsi tra cartelle fisiche e digitali, la ricerca di una singola prova si trasforma in una caccia al tesoro stressante.
• Gli inevitabili errori della gestione manuale: La vera inefficienza nasce dal dover integrare manualmente i dati in fogli Excel che si devono aggiornare ogni giorno. Questa noiosa attività è il maggior generatore di errori e inefficienze.

Senza un’unica fonte di gestione dati, il rischio di perdere i fondi assegnati è troppo alto. Serve un cambio di paradigma.

Chiedi una Demo

La rivoluzione digitale come soluzione per la rendicontazione

La svolta per una rendicontazione senza stress e a prova dei più rigidi requisiti è l’utilizzo di piattaforme digitali moderne, come Learning Objects, pensata proprio per la formazione finanziata.

Il plugin Formatemp, ad esempio, è un vero e proprio centro di controllo per tutta la gestione della formazione finanziata. Non un ambiente separato, ma un insieme di funzionalità integrate con ftweb: è la soluzione definitiva per gestire efficacemente la rendicontazione.

Il tracciamento avanzato e certificato elimina del tutto le ambiguità del foglio firma cartaceo. I form di iscrizione integrati permettono l’inserimento e il controllo dei dati alla fonte. La possibilità poi di avere un unico ecosistema per gli iscritti consente di semplificare l’esperienza formativa per discenti, docenti e tutor, sia per la formazione a distanza che per quella in presenza o ibrida.

Piattaforme di formazione: cosa offrono i sistemi digitalizzati per la formazione finanziata

La piattaforma Learning Objects offre:

• Monitoraggio in tempo reale: il sistema non registra solo l’accesso, ma monitora con precisione ogni singola interazione, quanto tempo è stato speso su una risorsa, quando l’utente ha completato i singoli oggetti formativi (che sono le unità didattiche più piccole e verificabili), e come ha superato i test. Sono dati granulari, impossibili da falsificare e alterare.
• Valore legale: questo tracking digitale è una cronologia dettagliata, collegata all’autenticazione dell’utente, che dimostra l’effettiva fruizione dei corsi formativi. Il plugin Formatemp si integra direttamente con ftweb per l’inserimento dei progetti formativi e permette di rendicontare dati precisi, attività fondamentale per superare ogni verifica ispettiva.
• Report pronti all’uso: la quantità di dati registrati da una piattaforma e-learning è enorme, pensare di poter rielaborare queste informazioni e predisporle ad eventuali verifiche manuali è semplicemente assurdo. Il plugin di Qltech trasforma automaticamente tutte le interazioni in report di tracciabilità standardizzati e già allineati alle esigenze degli erogatori dei fondi.
• Archiviazione centralizzata: ogni documento necessario (dal progetto approvato all’attestato finale, passando per i verbali) viene archiviato e collegato indissolubilmente ad un determinato corso specifico in maniera ordinata e a portata di click.

Chiedi una Demo

Il plugin Formatemp: come Qltech semplifica la rendicontazione

Learning Objects è un vero e proprio facilitatore burocratico. I plugin offerti vanno al di là del generico e-learning in quanto entrano nel merito delle procedure più complesse ed estenuanti della gestione della formazione.

Formatemp nell’emissione dei fondi per corsi di formazione  finanziata ha regole rigidissime, non c’è margine per l’interpretazione o per gli errori in buona fede. Il plugin Formatemp quindi, è stato realizzato per aderire come un guanto ad ogni singola specifica richiesta dal fondo. Lo strumento è come un’estensione digitale dell’ufficio amministrativo dell’ente di formazione.

Il plugin offre le seguenti funzioni:

• Modulistica pronta e conforme: il plugin attinge automaticamente ai dati di tracciamento garantiti della piattaforma e genera la documentazione specifica richiesta da Formatemp nel formato esatto che serve al fondo. È un file pronto per l’invio, privo di errori di trascrizione.
• Interfaccia dedicata: inserire i dati specifici (anagrafiche, codici, dettagli del piano) non è più un’operazione lunga e complessa perché il plugin Formatemp ha un’interfaccia intuitiva e pensata per minimizzare gli errori, che assicura che tutti i campi necessari per la conformità siano compilati correttamente.
• Caricamento anagrafiche studenti: la possibilità di creare form di iscrizione per gli studenti semplifica il processo di raccolta dati e permette poi di gestire in anagrafica le competenze e profili degli iscritti per futuri corsi.

Il plugin per la formazione finanziata Formatemp non è solo un risparmio di tempo, ma semplifica i processi, ottimizza la gestione per le segreterie e permette l’erogazione di formazione finanziata in FAD, in presenza e blended.

Condividilo su: